有关世界会议业发展的预测

四月 14th, 2008   Filed Under 行业动态  

 
当今世界，科技迅猛发展，恐怖主义活动猖獗，未来经济压力增大和旅游活动减少，这些因素都将促使国际会议业发生巨大的变化，业内人士预测，从长远来看，国际会议业将出现以下发展趋势：　　面对面(F2F)会议继续占主流地位

　　会议是商界人士获取知识、接受训练和教育、不断充实提升自己的主要途径。F2F(face　to　face)会议形式在激发人与人之间相互交流方面的作用要比虚拟会议好得多。头脑风暴、关系巩固和人际网络建立等更容易通过面对面的交谈而不是网络交流实现。互联网有其固有的局限性，打个比方说，世界上绝不会有网络啤酒这种东西。

　　预测一：面对面的会议形式还会继续占据主流地位。但这种会议在性质上会产生一些变化，如由过去主要以某个人发言为主，变为更加注重与会者之间的互动交流，给予听众更多的发言权等。

　　虚拟会议呈上升趋势

　　今天许多公司、协会和其他社会团体会把虚拟会议(网上合作，网上会议，网上投票，视屏会议等)作为面对面开会之外的另一种信息传播渠道系统。因此虚拟会议的数量还会继续增加。像录像带、DVD与电影的关系一样，虚拟会议和传统类型会议相互之间谁也不能完全将对方取代，而是沿着平行的方向共同发展。

　　预测二：网上投票可以帮助F2F类型会议扩大影响，提高会议营销的效率。基于网络、自带内置测试模式的培训，因其兼具可视性和费用相对低廉的优点而受到一些公司的青睐。网上合作工具(如网络展览)可以帮助公司开展营销和展示活动，使地理距离遥远的工作团队实现在线合作。今天的视屏会议工具，如”远程套装”服务技术等的运用，使参加网上会议的人比通过电视电话会议系统参加会议的人感觉更真实，更生动。

　　酒店业利润在未来一段时间难以增长

　　目前，酒店业主们正经历一场由会议产业引起的”巨浪”袭击，酒店开房率降到了30年来的最低点。上世纪90年代，酒店数量过度膨胀、经济周期性衰退、恐怖主义威胁、旅游人次减少和技术进步、购买程序简化导致中间商收入下降甚至无利可图等，都使酒店利润增长放缓。从有利的方面看，酒店业通过使用新技术改善了生产管理，即使开房率创记录的低，酒店仍能保持一定的赢利水平。

　　预测三：尽管世界经济会出现反弹，但基本的购买方式已经发生了变化。过度供给和网上预订的盛行，在未来的几年中将继续使酒店价格下降。

　　与此同时，会议策划和承办者还将面对另外一个问题，即网上购买使酒店能够为团队提供的房间数减少，有时会议的参加者不得不与其他人分开，在街道对面的一家”无名”酒店入住。这样会降低会议策划和承办商接待团队的数量，减少酒店团队客人收入，使会议策划者的谈判优势减小。

　　行业自发订立标准以提高效率
会议策划者与酒店或其他供应商之间交换的重要会议(基于纸上的)信息基本类似。如一个会议策划者将会议标准和要求通过电子邮件传递给某酒店时，酒店会将该邮件打印一遍后，再重新输入到自己的电脑系统中。

　　预测四：行业标准化行动，如由会议业理事会发起的APEX(行业惯例交流)行动，将在未来的两年中，成为会议业出现行业自发制订的标准，从而大大提高业内电子信息传递的能力。参与会议产业各方出现在同一电子网页界面，将使效率得到成倍增长。

　　移动和无线技术将为会议业带来变革

　　无线网络公司将商务旅游者及他们停留的酒店、机场和会议中心视为营销目标。东芝公司刚刚宣布，2003年单单在美国，他们就增加10000个WiFi接入节点。许多大型酒店公司都在酒店会议室、客房等处安装了无线和有线上网装置，众多的会议中心也正实施同样的计划。

　　预测五：会议业站在无线技术变革影响的最前线。变革带来的影响不亚于计算机、互联网和网络技术对会议产业造成的影响。

　　无线技术对会议业的影响主要表现在三个方面：今后三年中，多渠道高速无线上网技术(WiFi、蓝牙、3G技术)在会议场所将无处不在，为会议产业设计的种类众多的PDA(掌上电脑)工具的广泛应用正推动网络化和信息技术的发展，PDA与运用上述三种技术上网的手机将出现逐步融合的现象。参加网上会议者可以通过高速上网通道，进入设在专业网站的虚拟会议室召开会议，听众还可以通过网络发表和传递评论。熟练掌握这种技术的会议主持人和发言人可以通过网络提出问题，让听众投票表决。每一个与会者都被赋予了充分发表意见的权利，听众被动听讲的现象得到了极大地改观。

　　会议策划者的任务就是要使与会者在网上相聚，交流思想或进行商贸洽谈。新技术的发展使人们方便地走到一起，让人们的信息交流与联系更加高效。

　　会议管理和营销将更多使用互联网

　　大部分会议策划和承办者使用网络进行在线登陆，但他们中有许多人只是在近3年来才这么做。尽管会议策划人员对网络技术的满意度相当之高，但实际上他们中的大部分只发挥了互联网技术潜力的十分之一。

　　预测六：对会议参加者来说，网上登陆意义不仅在于方便，更重要的是它帮助实现信息交流自动化、听众文件提交和一对一营销。这些网络工具允许参会人员提交图片、个人简历、笔记、摘要等。会议策划和承办者则通过使用这些工具完善会议预算，记录会议开销，大幅简化工作任务，为客户提供个性化营销，提高会议服务水平。

　　通过因特网选择会议发言人

　　会议策划者将互联网视为搜索会议设施的首选。网上资源提供的有关会议场所资料比纸质的指南所提供的资源更多，更完整。网络公司如PlanSoft的报告指出，通过该公司网址搜索会议场所的人次数在2002一年就超过300万。

　　预测七：会议策划者会越来越依赖网络寻找合作者，特别是会议的发言人。

　　在演讲界，使用电视录像带演示是不容易更改的惯例，但随着高速上网技术迅猛发展，图像传播质量已大大提高，演讲家们很快就会转向互联网演示和传播他们形象和风采。负责挑选会议发言人的委员会可以在网上即时观看候选人员的录像带。对演讲家们来说，通过网络传送他们的演示录像要比邮寄录像带拷贝便宜得多。

　　值得一提的是，不论外界影响多么巨大，组织会议的核心就是要为与会者提供灵感和启示，发言者的讲话必须有洞察力、幽默和专业。会议的形式、营销手法和传播渠道可以多样化，但作为专家的发言者必须能够为听众提供具有指导性，富有远见，引领本行业发展的资讯，这才是会议策划者和承办人员最终价值诉求。

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